Você encontra suas informações armazenadas de forma fácil?
Edgar Amorim, Facilitador DiSC e coach executivo, da Amorizar Pessoas
Você já sofreu para encontrar um arquivo de um documento armazenado no seu computador? Se você começou a vida profissional há pouco tempo talvez não tenha passado por esta situação, já que ainda não teve tantos arquivos e documentos para guardar.
No entanto, à medida que o tempo passa, por mais que descartamos informações desnecessárias, o volume de dados que acumulamos vai aumentando. São fotos, vídeos, áudios, documentos pessoais e profissionais e muito mais.
Esta grande quantidade de dados, com vários formatos, é o alvo das soluções big data, que se propõem a localizar uma informação desejada em meio a um oceano de detalhes. Junte-se a isso a inteligência artificial, que aprende as melhores formas de fazer várias atividades, incluindo a busca de informações.
Tanta evolução, tecnologia e complexidade, mas muitas vezes é mais fácil ser simples e usar práticas tradicionais – afinal, tanto o big data quanto a inteligência artificial, com todas as suas modernidades, não conseguiram responder o motivo da Covid-19 ser fatal para algumas pessoas e para outras não causar qualquer efeito.
Então, vamos apelar para o tradicional: organizar a forma de armazenar as informações. A sugestão é criar um método de classificação – nada complicado, mas que facilite a vida quando você precisar recuperar a informação, independente de mecanismos de buscas.
Vale lembrar que hoje está muito fácil colocar as suas informações na nuvem – Onedrive, GoogleDrive, iCloud, etc. Utilize esta facilidade, pois assim será possível acesso às suas informações a partir de qualquer dispositivo – computador, tablet, smartphone.
A seguir veja uma estrutura básica de pastas para pôr em prática hoje – e que vão facilitar a localização de informações no futuro.
Vale mencionar que esse mesmo tipo de classificação pode ser feito com os e-mails – neste caso, em particular, você pode utilizar hashtags (#) no corpo das mensagens para ajudar os mecanismos de buscas a encontrarem mais rapidamente as suas mensagens.
De resto, fica a pergunta: se você ainda não tem uma estrutura estruturada para guardar suas informações, quando o fará? O pouco tempo consumido nessa atividade vai poupar muito tempo de busca no futuro.
Sucesso!
É instrutor certificado Everything DiSC®️ formado pela Wiley Publishing, nos EUA, Coach Executivo e analista comportamental pela Sociedade Latino Americana de Coaching, associada da International Association of Coaching (IAC). Pós-graduado em sócio-psicologia pela Fundação Escola de Sociologia e Política de São Paulo, MBA em Administração de Negócios pelo Instituto Mauá de Tecnologia e engenheiro eletrônico pela Faculdade de Engenharia São Paulo. Tem mais de 40 anos de experiência em organizações de vários portes, incluindo multinacionais, onde assumiu funções de operações e executivas.
